Énoncé de l’objectif

Le présent avis a pour but de vous informer de la politique de Distributel entourant l’utilisation, la collecte et la communication des renseignements personnels.

Si vous avez des questions générales sur l’accès à vos renseignements personnels ou leur utilisation, nous vous invitons à joindre notre équipe du service à la clientèle au 1-877-810-2877.

Si vous avez des préoccupations non résolues ou souhaitez formuler une plainte liée à la protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec l’agent chargé de la protection de la vie privée par téléphone au 1-855-376-5423 ou par courriel à privacy.officer@distributel.ca.

Par la poste :

Définitions importantes

LPRPDE

Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Vous pouvez télécharger et imprimer la loi dans sa version intégrale au: www.priv.gc.ca

Renseignements personnels

Conformément à la LPRPDE, nous définissons les renseignements personnels comme tout renseignement (sous quelque forme que ce soit) sur un individu identifiable. Les renseignements personnels peuvent inclure ce qui suit, sans toutefois s’y limiter:

• Nom, adresse (y compris l’adresse courriel), numéro de téléphone, âge, date de naissance, origine ethnique.
• Numéro d’assurance sociale, numéro de carte de crédit ou de compte bancaire, historique de crédit, de facturation ou d’appels.
• Opinions, évaluations, commentaires, différends, intentions, activités ou métadonnées.
• Identifiants* (numéro de compte, numéro de commande, service, identifiant d’utilisateur SIP, adresse IP, adresse MAC, nom d’utilisateurs, mot de passe, configuration, questions et réponses de sécurité).

Il y a des cas où la LPRPDE ne s’applique pas, notamment pour les coordonnées d’affaires, les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par des organisations fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels ou par des gouvernements provinciaux et territoriaux et leurs mandataires.

*Aux termes de nos modalités de service, Distributel conserve la propriété de tous les identifiants fournis au client en association avec le service.Consentement exprès

Réponse affirmative à une demande directe de renseignements personnels, quelle qu’en est la forme:

• consentement écrit;
• confirmation verbale vérifiée par un tiers indépendant;
• confirmation électronique au moyen d’un numéro sans frais d’interurbain;
• confirmation électronique par Internet;
• consentement verbal, lorsqu’un enregistrement audio du consentement est conservé par l’entreprise;
• consentement obtenu par d’autres méthodes, pourvu qu’une preuve documentaire soit créée de manière objective par le client ou par un tiers indépendant.

Consentement implicite

Un consentement qui n’est pas exprimé formellement, mais qui peut être déduit par le contexte, les actions ou les paroles du client. Entente qui n’est pas énoncée explicitement. Par exemple, pour vous permettre d’adhérer à nos services, nous devons obtenir des renseignements de base afin d’ouvrir votre dossier.

Responsabilité

Distributel a désigné un agent de la protection de la vie privée chargé de répondre aux plaintes ou aux enquêtes portant sur l’utilisation qu’elle fait de vos renseignements personnels. Cette personne (ou ces personnes) devra surveiller les mesures prises par Distributel pour se conformer à la LPRPDE. Tous les employés de Distributel ont reçu une formation leur permettant de se conformer à ses politiques et procédures.

Consentement

En adhérant à l’un des services offerts par Distributel, vous donnez implicitement votre consentement à la collecte de renseignements personnels comme votre nom, votre numéro de téléphone et les renseignements nécessaires à la facturation.

Si toutefois nous décidons d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels pour un motif non mentionné lors de la collecte ou hors du cadre de la présente politique, nous obtiendrons votre consentement exprès avant d’agir.

Lorsque Distributel fait face à certaines urgences ou questions juridiques, elle peut être légalement tenue de communiquer vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement.

Énoncé des buts

Distributel pourrait recueillir des renseignements à votre sujet pour les fins suivantes :

• Satisfaire à ses obligations légales et réglementaires;
• Établir et assurer un service continu;
• Déterminer les services qui répondent le mieux à vos besoins;
• Gérer, protéger et améliorer ses opérations commerciales.

Lorsque la société Distributel sollicitera des renseignements personnels à votre sujet pour un motif non mentionné dans cette politique, elle précisera le but de cette collecte avant ou pendant celle-ci.

Limitation de la collecte

Distributel limitera le type et la quantité de renseignements personnels recueillis à ce qu’exigent les buts prédéterminés. Dans la mesure du possible, notre représentant expliquera pourquoi l’information est requise au moment de la collecte.

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

À moins d’obtenir le consentement exprès du client ou que la divulgation soit exigée par les autorités juridiques, tout renseignement personnel détenu par l’entreprise est maintenu confidentiel et ne peut être utilisé ou divulgué par l’entreprise à quiconque, à l’exception des parties suivantes:

• le client;
• une personne qui, de l’avis raisonnable de l’entreprise, cherche à obtenir les renseignements en qualité de mandataire du client;
• une autre compagnie de télécommunications, sous réserve que les renseignements soient requis aux fins de la prestation efficace et rentable du service de télécommunications**;
• une autre compagnie de télécommunications ou fournisseur de services**.

Tout renseignement mis à la disposition du public, tel que le nom, l’adresse et le numéro de téléphone inscrit du client (inscription à l’annuaire 411 ou aux pages blanches) ne sera pas confidentiel. Il se pourrait que le fait d’être un client de Distributel soit révélé en utilisant le service.

Nous conservons les renseignements personnels uniquement durant la durée requise pour satisfaire aux objectifs consentis. Dans un délai raisonnable suivant l’atteinte de l’objectif, les renseignements sensibles seront détruits ou rendus anonymes.

** Pour établir et assurer un service continu, Distributel doit collaborer avec diverses tierces parties. Ces communications sont faites de manière confidentielle d’après des exigences visant à assurer la protection de vos renseignements et une utilisation limitée aux fins précises de la communication. Les fins peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter:

• Fournir des services de télécommunications, une inscription à l’annuaire, de l’équipement ou autres services connexes;
• Gérer, protéger et améliorer nos activités opérationnelles;
• Facturer ou recouvrer des frais dans votre compte;
• Nous aider à comprendre et à déterminer les services qui répondent le mieux à vos besoins.

Exactitude

Quant à l’utilisation de vos renseignements personnels, Distributel déploiera, dans la mesure du possible, tous les efforts raisonnablement requis pour en assurer l’exactitude et l’exhaustivité. Nous sollicitons votre collaboration en nous aidant à rectifier tout renseignement, au besoin.

Mécanismes de sécurité

Distributel fait tout en son possible pour maintenir vos renseignements personnels à l’abri de tout accès illicite ou de tout autre type d’utilisation abusive. L’accès à vos renseignements personnels est limité uniquement au personnel autorisé ayant besoin de savoir. Nous visons continuellement à améliorer nos contrôles de sécurité physiques et technologiques pour respecter voire dépasser les normes de l’industrie.

Lorsque vos renseignements personnels ne seront plus requis, nous veillerons à les détruire de manière sécuritaire.

Transparence

Nous vous encourageons à lire notre politique sur la protection des renseignements personnels. Si vous ne pouvez la consulter sur notre site Web, nous serons heureux de vous fournir une copie de notre politique. Si vous souhaitez discuter de la politique, nous sommes prêts à répondre à toute question.

Accès des personnes aux renseignements personnels qui les concernent

Vous avez le droit de consulter les renseignements personnels vous concernant que nous avons en notre possession ou de contester leur exactitude. À votre demande écrite, Distributel vous informera promptement de l’existence, de l’utilisation ou de la communication de vos renseignements personnels.

Dans certains cas limités, si l’information que vous avez sollicitée est trop onéreuse à rassembler ou si elle entre en conflit avec une disposition juridique ou commerciale exclusive, Distributel pourra en interdire l’accès ou imposer un droit d’utilisation raisonnable. Si Distributel vous interdit l’accès à vos renseignements, vous serez avisé(e) des motifs invoqués dans les 14 jours suivant la date de votre requête.

Contestation de la conformité

Distributel s’engage à être aussi réceptive et accommodante que possible en répondant à toute question que peut soulever le traitement de vos renseignements personnels. Toute plainte d’un client concernant notre observation de la LPRPDE fera l’objet d’un accusé de réception, d’une enquête et d’une documentation.

Si vous estimez que l’agent de la protection de la vie privée n’a pas résolu votre problème de manière satisfaisante, vous pouvez contester les mesures prises par Distributel pour se conformer à la Loi auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Veuillez consulter leur Guide sur le processus relatif aux plaintes, les joindre par téléphone au 1-800-282-1376 ou visiter leur site Web au www.priv.gc.ca pour de plus amples renseignements.

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

 Droit de mise à jour de la politique

Distributel se réserve le droit de modifier ou d’éliminer toute partie de ce document, ou de compléter celui-ci, en vue de préserver le caractère représentatif de ses activités commerciales et de continuer à se conformer à la LPRPDE.

Dernière mise à jour de cette politique: 07/20/2016